ARCA SIMPLIFICA EL ARCHIVO Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADUANERA
La resolución redefine el régimen de depositario fiel, elimina trámites previos para destruir documentación vencida y fija nuevos requisitos para auto-archivo y rehabilitación.
ARCA actualizó el régimen de documentación aduanera bajo la figura de depositario fiel y simplificó el circuito para conservar, digitalizar, desafectar y destruir legajos. El cambio más relevante para las empresas es que, una vez vencido el plazo de conservación, la documentación podrá destruirse sin autorización previa ni notificación, salvo que esté vinculada a un procedimiento administrativo o judicial en curso.
QUÉ CAMBIA PARA QUIENES ARCHIVAN DOCUMENTACIÓN
La resolución sustituye el artículo 3 de la Resolución General 2.721 y aclara que, si el declarante no opta por el auto-archivo, podrá usar a un tercero habilitado como “Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización” (PSAD). También reemplaza el artículo 5 y fija que la documentación aduanera deberá conservarse hasta que opere la prescripción de la acción del Fisco correspondiente a la destinación u operación aduanera.
Vencido ese plazo, el depositario fiel que tenga a cargo la guarda podrá disponer libremente de la documentación y destruirla por el método que estime conveniente, bajo su exclusiva responsabilidad, sin necesidad de autorización, notificación previa ni veedores. La única excepción expresa es la documentación vinculada a un procedimiento administrativo o judicial en curso, que deberá conservarse hasta su finalización.
Para las destinaciones y operaciones tramitadas con anterioridad al 3 de agosto de 2009, cuyo archivo está a cargo del organismo, sigue aplicándose lo establecido en la Disposición Nº 455/98 (AFIP) y sus modificatorias.
NUEVOS REQUISITOS PARA AUTO-ARCHIVO Y CONTROL SISTÉMICO
El anexo sobre auto-archivo incorpora condiciones operativas concretas. Entre ellas, la conservación física exclusiva para la propia documentación, el acceso a requerimiento del personal autorizado o de la justicia, sistemas de control de acceso, detección y extinción de fuego, y control de plagas. También exige que la reproducción sea fiel e íntegra, incluyendo frente y dorso, anotaciones, enmiendas y manchas.
Además, la totalidad de la documentación deberá digitalizarse y remitirse electrónicamente a través del sitio web de ARCA dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al retiro de la documentación. El anexo también prevé requisitos para la modalidad Web Service - Depositario fiel, como tecnología que asegure fidelidad, uniformidad e integridad, legajos electrónicos y un sistema de registro y consulta vía web y en tiempo real.
- Los incumplimientos que pueden llevar a la inhabilitación incluyen el retiro tardío de legajos y la falta de digitalización.
- Antes de aplicar la medida, ARCA intimará por SICNEA y otorgará diez (10) días hábiles administrativos para subsanar o presentar descargo.
- La rehabilitación deberá pedirse por SITA y el organismo resolverá dentro de quince (15) días hábiles administrativos.
El anexo también prevé que la inhabilitación se sistematice en el Sistema Informático MALVINA (SIM) y que, en ciertos casos, el organismo pueda ordenar la transferencia total o parcial de legajos a un PSAD habilitado dentro de un plazo máximo de treinta días corridos. Para las empresas que operan con archivo propio o con prestadores externos, conviene revisar de inmediato los circuitos de retiro, digitalización, resguardo y respuesta a intimaciones, porque la norma cambia tanto el control como la salida del archivo vencido.
